El pasado 31 de marzo se publicaba en el BOE el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.
De acuerdo a su exposición de motivos, el R.D. 203/2021 tiene por objeto mejorar la eficiencia administrativa para hacer efectiva una Administración totalmente electrónica e interconectada, incrementar la transparencia de la actuación administrativa y la participación de las personas en la Administración Electrónica, garantizar servicios digitales fácilmente utilizables y mejorar la seguridad jurídica.
El R.D. 203/2021 deroga el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, adecuando la regulación de esta materia al marco recogido en la la Ley 39/2015, de 1 de octubre y la Ley 40/2015, de 1 de octubre.
Los puntos más importantes que son objeto de regulación en este Reglamento son los siguientes:
1) Derecho y obligación de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas.
El art. 3 del Reglamento reitera la obligación (ya recogida en el art. 14.2 de la Ley 39/2015) que tienen las personas jurídicas de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas. En cuanto a las personas físicas, con carácter general la relación electrónica con las Administraciones Públicas es de carácter voluntario. Sin embargo, podrá establecerse la obligatoriedad reglamentariamente por las Administraciones públicas “para determinados procedimientos y para ciertos colectivos de personas físicas que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos, quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios”.
2) Punto de Acceso General electrónico.
Todas las Administraciones Públicas deberán contar con un Punto de Acceso General electrónico (PAGe), desde donde “se facilitará el acceso a los servicios, trámites e información de los órganos, organismos públicos y entidades vinculados o dependientes de la Administración Pública correspondiente”. El PAGe dispondrá de una sede electrónica, a través de la cual se podrá acceder a todas las sedes electrónicas y sedes asociadas de la Administración Pública correspondiente.
En el ámbito del sector público estatal, podrá incluirse en el PAGe el acceso a un área personalizada denominada Carpeta Ciudadana, desde podrá ofrecerse al interesado o su representante determinadas funcionalidades, como comprobar el estado de tramitación de los procedimientos en que sea interesado, acceder a sus comunicaciones y notificaciones, conocer los datos que obran en poder del sector público estatal (con las limitaciones establecidas en la normativa aplicable) o facilitar la obtención de certificaciones administrativas.
3) Sedes electrónicas.
El R.D. 203/2021 regula la creación y supresión de sedes electrónicas, que constituyen la dirección electrónica disponible para la ciudadanía por medio de redes de telecomunicaciones y que tienen como titular a una Administración Pública, o a uno o varios organismos públicos o entidades de derecho público en el ámbito de sus competencias. Asimismo, se establece que por razones técnicas u organizativas podrán crearse una o varias sedes electrónicas asociadas, que tendrán la consideración de sede electrónica a todos los efectos. Se regula el contenido mínimo de las sedes electrónicas, los servicios mínimos de los que deberán disponer, y la responsabilidad del titular de la sede o sede asociada acerca de la “integridad, veracidad y actualización de la información y los servicios de su competencia a los que pueda accederse a través de la misma”.
4) Procedimiento administrativo por medios electrónicos.
El R.D. 203/2021 regula diversas cuestiones relativas a la tramitación del procedimiento administrativo por medios electrónicos.
El artículo 13 desarrolla la posibilidad prevista en el artículo 41 de la Ley 40/2015 de que la tramitación electrónica de una actuación administrativa pueda llevarse a cabo de manera automatizada.
Por otro lado, se regula el régimen de subsanación:
•En caso de tratarse de un obligado a relacionarse electrónicamente que no ha utilizado medios electrónicos, se le requerirá para que proceda a su subsanación en el plazo de 10 días. En caso de no ser atendido dicho requerimiento, se le tendrá por desistido de su solicitud o se le podrá declarar decaído en su derecho al trámite correspondiente. Si se tratara de una solicitud de iniciación, la fecha de subsanación se considerará como fecha de presentación de la solicitud.
•Si se incumplen los formatos y estándares que se hubieran establecido para presentar un documento, se requerirá al interesado para subsanar el defecto en 10 días, en caso contrario también se entenderá que ha desistido de su solicitud o que ha decaído su derecho al trámite.
•Si se tratara de cualquier otro defecto, el plazo de diez días podrá prorrogarse otros cinco días tanto a petición del interesado como a iniciativa del órgano cuando la aportación de los documentos requeridos presente dificultades especiales, siempre que no se trate de procedimientos selectivos o de concurrencia competitiva.
5) Identificación y autenticación de las Administraciones Públicas y las personas interesadas.
a. Sistemas de identificación electrónica: se admitirán “sistemas de firma electrónica que sean conformes a lo establecido en la normativa vigente sobre firma electrónica y resulten adecuados para garantizar la identificación de las personas interesadas y, en su caso, la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos”. En concreto, el artículo 15 establece los sistemas de identificación electrónica que las administraciones pueden utilizar para su identificación electrónica y para garantizar el origen e integridad de los documentos electrónicos, así como los sistemas de identificación y firma que pueden utilizar las personas interesadas. Para este último caso, serán admitidos los sistemas basados en certificados electrónicos cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la “Lista de confianza de prestadores cualificados de servicios de confianza”, sistemas basados en certificados electrónicos cualificados de sello electrónico expedidos por prestadores incluidos en la “Lista de confianza de prestadores cualificados de servicios de confianza” y sistemas de clave concertada y cualquier otro sistema que las Administraciones Públicas consideren válido.
Asimismo, deberán contener como atributos, tratándose de personas físicas: nombre y apellidos, y su número de D.N.I., N.I.E. o N.I.F.; tratándose de personas jurídicas: la denominación y el N.I.F. y el nombre y apellidos y D.N.I., N.I.E. o N.I.F. de la persona que actúa como representante.
Por otro lado, en el ámbito de la Administración General del Estado, deberá disponerse de una plataforma para la verificación de la vigencia y del contenido de los certificados cualificados admitidos en el sector público, verificación que podrá llevarse a cabo de forma libre y gratuita
b. Acreditación de los representantes, Registro electrónico de Apoderamientos y registros particulares de apoderamientos: los artículos 32 y ss regulan la acreditación de los representantes que se relacionen electrónicamente con las administraciones públicas.
Las administraciones públicas podrán habilitar con carácter general o específico a personas físicas o jurídicas autorizadas para la realización de determinadas transacciones por medios electrónicos en representación de las personas interesadas.
Asimismo, se regula el Registro Electrónico de Apoderamientos de la Administración General del Estado: se inscribirán los apoderamientos de carácter general otorgados apud acta, presencial o electrónicamente, los poderes para actuar ante la Administración General del Estado o ante un organismo público o entidad de Derecho Público vinculado o dependiente de la misma que no cuente con un registro electrónico de apoderamientos particular y los poderes otorgados para realizar determinados trámites y actuaciones especificados en el poder ante los órganos de la Administración General del Estado o ante un organismo público o entidad de derecho público vinculado o dependiente de dicha Administración que no cuente con el citado registro particular.
Sin perjuicio de este registro general de apoderamientos, cada organismo público o entidad de derecho público vinculado o dependiente de la Administración General del Estado podrá disponer de un registro particular de apoderamientos
6) Registros electrónicos.
Las Administraciones Públicas dispondrán de registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones. Estos registros deberán ser plenamente interoperables. Así, cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General. Los organismos públicos y entidades de derecho público vinculados o dependientes de cada Administración también podrán disponer de su propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General de la Administración a la que estén vinculados o de la que dependan.
Las Administraciones Públicas podrán determinar los formatos y estándares a los que deberán ajustarse los documentos presentados siempre que cumplan con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y la normativa que sea de aplicación.
Cuando el tamaño de los documentos registrados exceda la capacidad que se determine para el Sistema de Interconexión de Registros (SIR), la remisión a la Administración u órgano al que van dirigidos podrá sustituirse por la puesta a disposición de los documentos, que serán previamente depositados en un repositorio de intercambio de ficheros.
7) Comunicaciones y notificaciones electrónicas.
a. Notificaciones por medios electrónicos: se practicarán mediante comparecencia en la sede electrónica o sede electrónica asociada, a través de la Dirección Electrónica Habilitada única o mediante ambos sistemas, según disponga cada Administración, organismo público o entidad de derecho público vinculado o dependiente. En caso de que se utilicen ambos sistemas, para el cómputo de plazos y el resto de efectos jurídicos se tomará la fecha y hora de acceso al contenido o el rechazo de la notificación por el interesado o su representante en el sistema en el que haya ocurrido en primer lugar. Las notificaciones en el ámbito estatal deberán llevarse a cabo a través de la Dirección Electrónica Habilitada única. Asimismo, de forma complementaria se podrá notificar en su sede electrónica o sede electrónica asociada.
Aunque se trate de un interesado que no esté obligado a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas o que no haya comunicado que se le practiquen notificaciones por medios electrónicos, su comparecencia voluntaria o la de su representante en la sede electrónica o sede asociada o a través de la Dirección Electrónica Habilitada única, y el posterior acceso al contenido de la notificación o el rechazo expreso de esta tendrá plenos efectos jurídicos.
b. Supuestos de sucesión en un procedimiento: la persona o entidad que suceda al interesado en un procedimiento del que conozca su existencia tendrá la obligación de comunicar, la sucesión a la Administración Pública a la que corresponda su tramitación, en el plazo de 15 días hábiles desde el día siguiente al de la efectividad de la sucesión o desde la inscripción de la defunción en el Registro Civil, en el caso de fallecimiento de persona física. Si la persona o entidad sucesora efectúa la comunicación después de dicho plazo, los defectos en la práctica de notificaciones que se deriven de este incumplimiento, y que se hayan efectuado con anterioridad a dicha comunicación, serán imputables al interesado
c. Aviso informativo: en caso de que se haya comunicado a la Administración un dispositivo electrónico o dirección de correo electrónico, con independencia de que la notificación se realice en papel o por medios electrónicos, se establece que la administración enviará al interesado o, en su caso, a su representante, aviso informándole de la puesta a disposición de la notificación bien en la Dirección Electrónica Habilitada única, bien en la sede electrónica o sede electrónica asociada de la Administración, u Organismo o Entidad o, en su caso, en ambas. Este aviso es meramente informativo y la falta de práctica del mismo no impedirá que la notificación sea considerada plenamente válida.
Cuando el interesado sea un sujeto obligado a relacionarse por medios electrónicos y la Administración emisora de la notificación no disponga de datos de contacto electrónicos para practicar el aviso de su puesta a disposición, en los procedimientos iniciados de oficio la primera notificación que efectúe la Administración, organismo o entidad se realizará en papel.
Las Administraciones podrán crear bases de datos de contacto electrónico para la práctica de los avisos de puesta a disposición de notificaciones en su respectivo ámbito.
8) Otras disposiciones.
a. Situación de las sedes electrónicas y subsedes electrónicas en el ámbito estatal existentes a la entrada en vigor del R.D. 203/2021 (D.A.6ª): pasan a tener naturaleza de sedes electrónicas asociadas de la sede electrónica de la Administración General del Estado, que es la sede del Punto de Acceso General electrónico (PAGe) de la Administración General del Estado, sin necesidad de modificar su instrumento de creación. Las subsedes electrónicas existentes pasarán también a tener naturaleza de sedes electrónicas asociadas. Las sedes electrónicas de los organismos públicos o entidades de derecho público vinculados o dependientes mantendrán su naturaleza de sede electrónica. Las subsedes electrónicas pasarán a tener naturaleza de sedes electrónicas asociadas.
b. Destrucción de documentos en soporte no electrónico.(D.T.1ª): Transcurridos dos años desde la entrada en vigor del R.D. 203/2021, los documentos en soporte no electrónico que se encuentren en las oficinas de asistencia en materia de registros y de los que se haya obtenido una copia electrónica podrán ser eliminados en los términos establecidos en el R.D.203/2021.
c. Portales de internet existentes (D.T.2ª): en el plazo máximo de un año desde la entrada en vigor del RD 203/2021 se publicará en el PAGe de la Administración General del Estado una Resolución del Secretario General de Función Pública, en la que figurará el listado de portales de internet activos de la Administración General del Estado y de los organismos públicos o entidades de derecho público vinculados o dependientes de esta.
El R.D. 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos entró en vigor el pasado día 2 de abril de 2021.
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El contenido de la presente Alerta tiene carácter meramente informativo. Cualquier decisión o actuación basada en su contenido deberá ser objeto del adecuado asesoramiento profesional.